Huishoudelijk Reglement VNT (HRV)

Deel dit bericht

1        Definities

  • HRV: Huishoudelijk Reglement VNT
  • Bestuur: het bestuur van de vereniging;
  • Bestuurder: een Bestuurder, lid van het Bestuur van de vereniging;
  • Lid/Leden: iedereen die lid is van de vereniging, en waar het gaat om stemmen wordt met lid/leden gedoeld op stemgerechtigde leden
  • Quorum: het aantal Gewone Leden dat tenminste aanwezig moet zijn voor een geldige stemming
  • Jaar: periode van 12 maanden, te beginnen op één januari en eindigend op 31 december
  • Minderjarig: Personen jonger dan 18 jaar.

2        Leden; soorten en beschrijving

  • Gewone Leden:
    • Zijn stemgerechtigd in de ALV
    • Kunnen een ALV aanvragen
    • Moeten in Taiwan woonachtig zijn
    • Zijn 18 jaar of ouder
  • Jeugdleden:
    • Zijn 12-17 jaar oud
    • Zijn alleen welkom bij VNT Evenementen onder begeleiding van tenminste één Ouder/Voogd die Gewoon Lid is.
    • Vallen te allen tijde onder de verantwoordelijkheid van de in eerder in dit artikel beschreven Ouder/Voogd
    • Hebben geen stemrecht in de ALV
  • Ereleden:
    • Worden voorgedragen door Bestuur en/of Gewone Leden vanwege hun bijzondere inspanningen en/of door hun inzet voor de VNT die tot uitzonderlijk positieve resultaten hebben geleid
    • Zijn vrijgesteld van lidmaatschapsgelden
  • Alumni Leden:
    • Zijn woonachtig buiten Taiwan
    • Hebben geen stemrecht in de ALV
  • Tijdelijke of Studenten Leden:
    • Wonen minder dan 9 maanden per jaar in Taiwan
    • Hebben geen stemrecht in de ALV

3        Bestuur

De VNT wordt Bestuurd door een Bestuur waarvan in elk geval de voorzitter, de secretaris en de penningmeester deel uitmaken. Verder kunnen buiten deze 3 genoemde functies nog maximaal 3 gewone leden deel uitmaken van het Bestuur

4        Verkiezingen van Bestuurders en Bestuurstermijn

  • Het Bestuur wordt verkozen door de leden van de vereniging tijdens een Algemene Leden Vergadering (ALV) te houden voor 30 november van elk verenigingsjaar en treden in functie op 1 december, onmiddellijk volgend op hun verkiezing.
  • Het Bestuur maakt de namen van de kandidaten voor de verschillende Bestuursfuncties schriftelijk via email bekend, niet later dan 14 dagen voor de dag van de ALV, waarin de verkiezing aan de orde is.
  • Vanaf die bekendmaking hebben de leden van de vereniging gedurende veertien dagen het recht tegenkandidaten te stellen; de namen van de tegenkandidaten dienen schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend.
  • Voor een Bestuursfunctie is die kandidaat verkozen, die tijdens de ALV, waarin de verkiezing aan de orde is, de meeste stemmen krijgt.
  • Bij een tussentijds ontstane vacature in het Bestuur wordt zo spoedig mogelijk tijdens een ALV voorzien. Het bepaalde in dit Artikel is alsdan van overeenkomstige toepassing.
  • Ingeval van een vacature van een al gekozen, doch nog niet in functie getreden Bestuurder vindt het bepaalde in lid b overeenkomstige toepassing.
  • De leden van de vereniging worden ten minste 21 dagen tevoren van het houden van een ALV, als hiervoor in dit artikel bedoeld, in kennis gesteld. Hetzelfde geldt voor een ALV, waarin een voorstel tot ontslag van een Bestuurder aan de orde is.
  • De Bestuurstermijn van het Bestuur is één (1) jaar en kan steeds met eenzelfde periode worden verlengd.

5        Taken van de Bestuurders

  • Voorzitter
    • Aansturen en begeleiden van VNT.
    • Zorgen voor naleving van de statuten en de voorschriften van de VNT
    • Voorzitter van de algemene ledenvergadering (ALV) en de periodieke bestuursvergaderingen.
    • Verantwoordelijk voor een solide organisatiestructuur.
    • Stelt het verenigingsbeleid vast in overleg met andere bestuursleden en commissies.
    • Ontvang periodieke informatie van de andere bestuursleden.
    • Officieel woordvoerder van de vereniging.
    • Primair aanspreekpunt voor externen.
    • Geeft in overleg met de secretaris informatie van het bestuur aan de clubmedia.
  • Secretaris
    • Fungeert als het postadres van de vereniging en zorgt ervoor dat de verenigingspost wordt doorgestuurd naar de personen voor wie deze post bestemd is.
    • Verwerkt inkomende documenten.
    • Verzorgt de dagelijkse correspondentie en communicatie van de vereniging en rapporteert hierover regelmatig aan de overige bestuursleden.
    • Verzorgen van de agenda en vergaderstukken voor de algemene vergadering en periodieke bestuursvergaderingen.
    • Verzorgen van de notulen van de zowel bestuursvergaderingen als ALV, en zorgen dat de Voorzitter deze notulen binnen 7 dagen na de desbetreffende vergadering heeft.
    • Ondertekent, verstuurt en bewaart een kopie van documenten namens het bestuur.
    • Bijhouden van het verenigingsarchief en beheren van officiële documenten zoals contractdocumenten, oprichtingsakte, statuten en huishoudelijk reglement.
    • Maakt verslag van het afgelopen verenigingsjaar voor de ALV.
    • Let op de voorschriften van de VNT en de overheidsvoorschriften en overige bepalingen.
    • Verzorgen van informatie van het bestuur naar de verschillende clubmedia
  • Penningmeester
    • Beheer van de fondsen van de vereniging.
    • Verzorgen van de inning van de bijdragen en andere inkomsten van de vereniging.
    • Verzorgen van de administratie van alle inkomsten en uitgaven van de vereniging.
    • Verzorgen van regelmatige financiële rapportages aan het bestuur, en binnen 7 dagen na ieder evenement.
    • Het verzorgen van eventuele reserves in overeenstemming met de afspraken en besluiten van het bestuur.
  • Commissaris Sponsoring & Events
    • Maken Evenementen kalender
    • Voorbereiding Evenementen
    • Promotie Evenementen i.s.m. de Secretaris
    • Uitvoering Evenementen
    • Budgettering Evenementen i.s.m. de Penningmeester
    • Evalueren Evenementen met bestuur
    • Leiden Event Team
  • Lid van het Bestuur

Een lid van het Bestuur ondersteunt waar nodig de andere Bestuursleden en vervult verder met het Bestuur overeen te komen taken.

6        ALV en Bestuursvergaderingen

  • De jaarlijkse ALV als bedoeld in Artikel 4 van dit HRV wordt jaarlijkse gehouden vóór 1 December van het jaar.
  • Leden kunnen met inachtneming van de Statuten van de VNT Taiwan ook een ALV aanvragen via het Bestuur, met een minimum van 20 personen.
  • Het Bestuur zal tenminste eens per 6 weken vergaderen.
  • Voor zover bij de statuten of dit huishoudelijk reglement niet anders is bepaald, worden besluiten van de leden van de vereniging, van het Bestuur en van commissies genomen tijdens een ALV respectievelijk vergadering van het Bestuur of de desbetreffende commissie met gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezigen
  • De meerderheid van de leden van het Bestuur of een commissie vormt het quorum, vereist voor de geldigheid van in een vergadering van het Bestuur of een commissie te nemen besluiten. Het quorum voor besluiten van de vereniging bedraagt ten minste één derde van het aantal VNT leden, tenzij anders is bepaald in Statuten van de VNT Taiwan.
  • Onderwerpen voor de agenda van ALV en.of Bestuurvergaderingen dienen aangeleverd te worden bij de Secretaris, die deze dan aan de Voorzitter voorlegt. Deze zal dan de relevante agenda opstellen
  • Informatie die voor het bestuur bestemd is, dient bij de Secretaris aangeleverd te worden, die deze dan aan de Voorzitter voorlegt. Deze zal vervolgens besluiten hoe en wanneer de informatie met het bestuur gedeeld zal worden.
  • Het item “Rondvraag” biedt de mogelijkheid voor (bestuurs-)leden om de Voorzitter te bevragen over onderwerpen of informatie die de Voorzitter dan wel niet op de agenda gezet  heeft, dan wel gedeeld heeft.

7        Wijze van Stemmen

  • Stemmingen tijdens een ALV of Bestuursvergadering geschieden mondeling. Over personen wordt echter schriftelijk gestemd, als de meerderheid der aanwezigen dit verlangt of – zo het een ALV betreft – het Bestuur daartoe besluit.
  • Een ALV mag ook digitaal plaatsvinden, waarbij de schriftelijke stemming via email mag plaatsvinden.

8        Commissies

  • Binnen de VNT mogen verschillende commissies bestaan, bijvoorbeeld een koffie commissie, een activiteiten commissie of een sportcommissie welke door leden zijn opgericht ter ondersteuning van verenigingsactiviteiten.
  • Een commissie wordt zodanig door het Bestuur erkend wanneer de georganiseerde activiteit structureel, minimaal vier keer per jaar, zal plaatsvinden.
  • Een commissie kan het Bestuur verzoeken om een financiële bijdrage uit de verenigingskas.
  • Duur en hoogte van deze financiële bijdrage voor een commissie ter ondersteuning van het organiseren van structurele activiteiten worden vastgesteld door het Bestuur.
  • Een commissie opereert onder verantwoordelijkheid van een daartoe aangewezen lid van het Bestuur.
  • In verband met de (geldelijke) belangen voor de VNT, wordt met name de sponsorcommissie en de penningmeester uitdrukkelijk verzocht regelmatig te rapporteren aan de voorzitter van het Bestuur.
  • Met uitzondering van een speciale machtiging van het Bestuur voeren de commissies geen plannen uit, voordat zulke plannen aan het Bestuur zijn voorgelegd en door het Bestuur zijn goedgekeurd.

9        Financiën

  • Aan het begin van ieder verenigingsjaar (lopende van 1 januari tot en met 31 december) stelt het Bestuur een begroting op van de vermoedelijke inkomsten en uitgaven gedurende dat jaar. Die begroting behoeft de goedkeuring van de leden van de vereniging. Een begrote uitgave mag slechts worden overschreden, als de begroting daartoe met goedkeuring van de leden van de vereniging is gewijzigd.
  • De leden van de vereniging worden ten minste een en twintig (21) dagen tevoren van het houden van een ALV, waarin de begroting of een wijziging daarvan aan de orde is, in kennis gesteld.
  • Tijdens de jaarlijkse ALV, welke in de maand november wordt gehouden, brengt het Bestuur een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid.
  • Tijdens die ALV legt het Bestuur de balans per het einde van het afgelopen verenigingsjaar en de staat van baten en lasten over dat boekjaar (de jaarstukken) aan de leden van de vereniging ter goedkeuring over, tezamen met het schriftelijke verslag van de hierna bedoelde commissie. De jaarstukken worden ondertekend door alle Bestuurders; ontbreekt de ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt.
  • Het Bestuur benoemt een kascommissie zoals bedoeld in Artikel 11 van de statuten, van ten minste twee leden. Die commissie onderzoekt de jaarstukken en brengt aan de leden van de vereniging verslag van haar bevindingen uit tijdens de ALV, bedoeld in de eerste zin van dit lid.
  • Goedkeuring van de jaarstukken door de leden van de vereniging strekt het Bestuur tot décharge voor het Bestuur over het afgelopen verenigingsjaar, tenzij daarbij door de leden een voorbehoud wordt gemaakt.

10   Voorstellen voor Besluiten

  • Voorstellen voor besluiten, waardoor de vereniging zal worden gebonden, worden tijdens een ALV niet in behandeling genomen, voordat het Bestuur deze heeft onderzocht.
  • Voorstellen, die tijdens een ALV aanhangig worden gemaakt en waarover het Bestuur zich niet tevoren heeft kunnen beraden, worden, zonder dat daarover door de leden wordt beraadslaagd, naar het Bestuur verwezen. Na beraad zal het Bestuur het desbetreffende voorstel, vergezeld van haar advies, aan de leden voorleggen

11   Agenda voor een ALV

  • De agenda van een ALV is als volgt samengesteld:
    • Opening;
    • Begroeting van gasten;
    • Ingekomen stukken en aankondigingen;
    • Eventuele verslagen van commissies;
    • Niet afgedane zaken;
    • Nieuwe zaken;
    • Rondvraag
    • Sluiting
  • Het Bestuur kan besluiten af te wijken van de onder Artikel 13 van de HRV genoemde agenda.

12   Algemene Gedragsregels

  • Respect & Veiligheid: binnen de vereniging behoren alle leden en bezoekers elkaar met respect te behandelen. Hieronder hoort ook het creëren van een veilig klimaat, waarbij eenieder zich thuis en veilig voelt.
  • Openheid & Toegankelijkheid: de VNT wil een vereniging zijn die toegankelijk is voor een brede groep mensen. Door middel van elkaar positief aanspreken en van feedback te voorzien, behouden we een prettige sfeer.
  • Minderjarigen: Minderjarigen zijn welkom op VNT Evenementen onder begeleiding van tenminste één van hun ouders of een door hun ouders aangewezen voogd.
  • Verantwoordelijkheid Ouders/Voogd: Ouders zijn te allen tijde geheel verantwoordelijk én aansprakelijk voor hun minderjarige kinderen bij een VNT Activiteit.
  • Omgang met minderjarigen: Leden zullen op geen enkel moment omgaan met minderjarigen op een wijze waarop zij mogen verwachten dan wel waarvan de ouders of voogd aangeven, dat het ongewenst is.
  • Grensoverschrijdend Gedrag: Als Leden gedrag signaleren dat niet in overeenstemming is met deze gedragsregels en bij vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, is men verplicht hiervan melding te maken bij het Bestuur
  • Twijfel: In die gevallen waar de gedragscode niet (direct) voorziet, of bij twijfel over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen ligt het binnen de verantwoordelijkheid van leden in de geest van de gedragsregels te handelen en indien nodig daarover in contact te treden met het Bestuur.

13   Klachtenregeling

  • Bespreken: Veel klachten kunnen voorkomen worden door deze onderling te bespreken. Als een lid om zijn of haar moverende redenen bepaald gedrag niet op prijs stelt, dient hij of zij dat dan duidelijk te melden aan het lid of de leden die dit gedrag vertonen. Er kan sprake zijn van een misverstand. Als het gedrag niet verandert en/of later weer optreedt is er een grond voor een klacht.
  • Een Klacht: Alleen gegronde klachten kunnen door het Bestuur in behandeling worden genomen. Een gegronde klacht is een klacht over een gebeurtenis waar men zelf bij betrokken is geweest en/of bewijsmateriaal van heeft.
  • Indienen Klacht: Een klacht moet binnen 6 weken na een gebeurtenis schriftelijk worden ingediend.
  • Klacht namens derden: Een klacht namens een derde indienen kan alleen als er bewijsmateriaal geleverd wordt en/of bekend is namens wie een klacht wordt ingediend. Anders wordt de klacht als ongegrond beschouwd. Klachten die meer dan 6 weken na de gebeurtenis worden ingediend worden ook als ongegrond beschouwd.
  • Ongegronde klacht: Het indienen van een ongegronde klacht kan leiden tot sancties voor de partij die de klacht indient.
  • Behandeling: Het Bestuur zal een ingediende klacht direct in behandeling nemen en binnen 4 weken tot een uitspraak komen.
  • Bewaren van klachten: Klachten worden door het Bestuur 2 jaar bewaard en dan vernietigd.

14   Wijzigingen

  • Dit HRV kan door de leden tijdens een ALV met een meerderheid van ten minste twee/derden van de stemmen van de aanwezige leden worden gewijzigd, mits de meerderheid van de leden aanwezig is en alle leden ten minste tien dagen voor die ALV schriftelijk van de voorgestelde wijziging in kennis zijn gesteld, onder de mededeling dat tijdens die bijeenkomst het voorstel tot die wijziging zal worden behandeld.
  • Een wijziging in dit reglement, waardoor het reglement in strijd komt met de statuten, is nietig